Tutorial Mailketing CRM

Ikuti langkah berikut untuk menginstal dan mengaktifkan Mailketing CRM di WordPress Anda.

Hubungkan plugin Mailketing CRM dengan akun Mailketing Anda agar plugin bisa mengirim email dan menggunakan kredit Mailketing.

Settings → General adalah halaman untuk mengatur informasi perusahaan Anda yang akan digunakan sebagai data default dalam email dan komunikasi dengan contact. Informasi ini akan muncul di footer email, template email, dan berbagai komunikasi lainnya.

Manfaat: Email terlihat lebih profesional dengan informasi perusahaan lengkap, contact tahu siapa pengirim email, informasi kontak mudah diakses, timezone memastikan jadwal email terkirim di waktu yang tepat.

Cara Akses

Buka Settings → General di sidebar dashboard. Anda akan melihat form dengan berbagai field informasi perusahaan.

Field yang Tersedia

Field	Kegunaan	Contoh
Company Name	Nama resmi perusahaan atau brand Anda. Muncul di footer email, digunakan sebagai nama pengirim default, muncul di template email	PT Sejahtera Indonesia, Toko Online Makmur, CV Digital Marketing Pro
Company Email	Email resmi perusahaan yang bisa dihubungi. Email kontak yang ditampilkan di footer email, untuk menerima pertanyaan dari contact. Bukan email pengirim campaign (email pengirim diatur di Settings → Mailketing Integration)	admin@perusahaan.com, info@perusahaan.com, support@perusahaan.com
Company Phone	Nomor telepon perusahaan yang bisa dihubungi. Muncul di footer email, contact bisa menghubungi via telepon jika diperlukan	+62 21 1234567 (kantor), +62 812-3456-7890 (WhatsApp bisnis)
Company Address	Alamat lengkap kantor atau toko fisik Anda. Muncul di footer email, menunjukkan kredibilitas perusahaan, diperlukan untuk compliance (beberapa negara wajib cantumkan alamat di email marketing)	Jl. Sudirman No. 123, Gedung Plaza Indonesia Lt. 5, Jakarta Pusat
City	Nama kota tempat perusahaan beroperasi	Jakarta, Surabaya, Bandung
Province	Nama provinsi tempat perusahaan beroperasi	DKI Jakarta, Jawa Timur, Jawa Barat
Country	Nama negara tempat perusahaan beroperasi	Indonesia, Malaysia, Singapore
Timezone	Zona waktu sesuai lokasi bisnis Anda. Menentukan waktu pengiriman email campaign, scheduled campaign, delay automation dan autoresponder. Memastikan email terkirim di jam yang tepat untuk audience Anda	Asia/Jakarta (WIB), Asia/Makassar (WITA), Asia/Jayapura (WIT), Asia/Singapore

Cara Menyimpan

1. Isi field yang diperlukan
2. Scroll ke bawah
3. Klik tombol "Simpan"
4. Halaman akan reload dan muncul notifikasi sukses

Catatan: Semua field bersifat opsional. Anda bisa mengisi sebagian saja dan menyimpan. Namun disarankan mengisi semua field untuk hasil maksimal.

Contoh Timezone Populer

• Asia/Jakarta — WIB (UTC+7) untuk Jakarta, Medan, Palembang
• Asia/Makassar — WITA (UTC+8) untuk Makassar, Bali, Balikpapan
• Asia/Jayapura — WIT (UTC+9) untuk Papua
• Asia/Singapore — Singapore Time (UTC+8)
• UTC — Coordinated Universal Time (UTC+0)

Use Case 1: Toko Online

Company Name: Toko Elektronik Sejahtera | Company Email: cs@tokoelektronik.com | Company Phone: +62 21 5551234 | Company Address: Jl. Mangga Dua Raya No. 88 | City: Jakarta Utara | Province: DKI Jakarta | Country: Indonesia | Timezone: Asia/Jakarta

Hasil: Email yang dikirim dari campaign akan menampilkan informasi lengkap toko di footer, sehingga pelanggan tahu siapa pengirimnya dan bagaimana menghubungi jika ada pertanyaan.

Use Case 2: Konsultan Freelance

Company Name: Digital Marketing Consultant by John | Company Email: john@digitalmarketing.id | Company Phone: +62 812-3456-7890 | Company Address: (kosongkan jika tidak punya kantor fisik) | City: Bandung | Province: Jawa Barat | Country: Indonesia | Timezone: Asia/Jakarta

Hasil: Email terlihat profesional dengan nama brand personal, meskipun tidak punya kantor fisik.

Tips & Best Practices

Checklist Settings → General

• ✓ Company Name sudah diisi dengan nama resmi perusahaan
• ✓ Company Email sudah diisi dengan email aktif dan profesional
• ✓ Company Phone sudah diisi dengan nomor yang bisa dihubungi
• ✓ Company Address sudah diisi (jika punya kantor fisik)
• ✓ City, Province, Country sudah diisi
• ✓ Timezone sudah dipilih sesuai lokasi mayoritas audience
• ✓ Semua informasi sudah dicek dan benar
• ✓ Informasi konsisten dengan website dan media sosial
• ✓ Sudah klik tombol "Simpan"

Pengaturan performance mengontrol bagaimana plugin mengelola data contact dan proses pengiriman email agar website Anda tetap cepat meski mengirim ribuan email sekaligus.

Buka Mailketing CRM → Settings → Performance untuk mengaksesnya.

Cache

Cache menyimpan data contact sementara di memori agar plugin tidak perlu membaca database setiap saat. Ini mempercepat loading dan mengurangi beban server.

Pengaturan	Penjelasan
Aktifkan Cache	Centang untuk mengaktifkan. Direkomendasikan jika Anda punya lebih dari 1.000 contacts.
Cache TTL (detik)	Berapa lama data disimpan di cache sebelum diperbarui. Rekomendasi: 600 detik (10 menit). Turunkan ke 300 detik jika data contact sering berubah (misalnya banyak form signup aktif).

Queue

Queue memastikan email dikirim di background tanpa mengganggu performa website. Saat campaign dikirim ke 10.000 penerima, plugin memproses secara bertahap agar server tidak overload.

Pengaturan	Penjelasan
Queue Workers	Jumlah email yang diproses bersamaan setiap kali cron berjalan. Rekomendasi: 5. Naikkan ke 10-20 jika server kuat dan perlu kirim lebih cepat. Turunkan ke 1-3 jika server sering overload.

Cronjob adalah tugas otomatis yang berjalan di background secara berkala — seperti memproses antrian pengiriman email, menjalankan autoresponder, dan menghitung ulang segment. Tanpa cronjob yang berjalan dengan baik, email terjadwal tidak akan terkirim.

Buka Mailketing CRM → Settings → Cronjob untuk memantau status semua cronjob.

Daftar Cronjob

Nama	Interval	Fungsi
Campaign Queue Processor	Setiap 1 menit	Memproses antrian pengiriman campaign. Harus berjalan lancar agar email campaign terkirim tepat waktu.
Schedule Campaign Processor	Setiap 1 menit	Memeriksa campaign terjadwal dan memulai pengiriman saat waktunya tiba.
Autoresponder Queue Processor	Setiap 1 menit	Memproses antrian email autoresponder sesuai jadwal dan delay yang ditentukan.
Automation Queue Processor	Setiap 1 menit	Memproses antrian workflow automation.
Segment Recalculation	Setiap 5 menit	Menghitung ulang jumlah contact di setiap segment secara otomatis.

Cara Memantau Status Cronjob

Di halaman Cronjob, setiap baris menampilkan:

• Status: Terjadwal (hijau) atau Tidak Aktif (merah)
• Last Run: Kapan terakhir kali cronjob berjalan
• Next Run: Jadwal berikutnya

Jika status Tidak Aktif atau Last Run sudah lebih dari 5 menit yang lalu, berarti ada masalah dengan WP-Cron. Klik Run All Now untuk menjalankan semua cronjob secara manual.

Setup External Cron (Direkomendasikan)

WP-Cron bawaan WordPress hanya berjalan saat ada pengunjung yang membuka website. Di hosting yang sepi atau saat maintenance, WP-Cron bisa tidak berjalan tepat waktu.

Solusi: Gunakan External Cron via cPanel atau Plesk

1. Nonaktifkan WP-Cron di wp-config.php dengan menambahkan baris:
   define('DISABLE_WP_CRON', true);
2. Di cPanel, buka Cron Jobs, tambahkan job baru:
   */1 * * * * wget -q -O /dev/null https://yourdomain.com/wp-cron.php?doing_wp_cron
3. Set interval: setiap 1 menit (*/1 * * * *)
4. Simpan dan verifikasi di halaman Cronjob plugin — status harus berubah menjadi Terjadwal

Contact Management adalah inti dari Mailketing CRM — tempat Anda menyimpan, mengelola, dan mengelompokkan semua kontak email Anda.

Email Messaging mencakup semua cara mengirim email ke contact Anda — dari membuat template, mengirim campaign blast, menjadwalkan pengiriman, sampai membuat email series otomatis.

Automation adalah fitur untuk menjalankan aksi otomatis ketika contact melakukan sesuatu atau memenuhi kondisi tertentu. Anda cukup atur sekali, sistem akan menjalankannya secara otomatis.

Manfaat: Hemat waktu (tidak perlu manual satu per satu), konsisten (setiap contact mendapat perlakuan yang sama), personal (email dikirim berdasarkan aksi nyata contact), berjalan 24/7 (otomatis meski Anda offline)

Mengakses Halaman Automation

Buka menu Automation di sidebar dashboard. Anda akan melihat daftar automation yang sudah dibuat. Jika belum ada, klik tombol "+ New Automation" untuk membuat yang pertama.

Setiap automation menampilkan:

• Label — Nama automation yang Anda buat
• Trigger — Apa yang memicu automation (contoh: "Birthday", "Tag Attached")
• Action — Apa yang dilakukan automation (contoh: "Send Email", "Tag / Untag")
• Status — Active (hijau, berjalan dan siap memproses) atau Inactive (abu-abu, tidak aktif)
• Tombol Aksi — Edit, Toggle (Aktif/Nonaktif), Hapus

Membuat Automation Baru

Klik "+ New Automation" di pojok kanan atas halaman.

1. Isi Label Automation — Beri nama yang jelas. Contoh nama yang baik: "Birthday Email", "Welcome Email - New Subscriber", "Follow-up Email - Link Click", "Tag VIP - Campaign Open"

2. Pilih Trigger (Pemicu) — Kondisi yang membuat automation mulai berjalan:

Trigger	Kapan Berjalan	Pengaturan	Cocok Untuk
Birthday	Setiap hari untuk contact yang ulang tahun hari ini	Tidak ada pengaturan tambahan	Kirim email ucapan ulang tahun otomatis, kirim voucher diskon spesial ulang tahun
Link Click	Contact mengklik link dari campaign	URL Match: Contains / Is (exact) / Starts with / Ends with / Not contains + isi URL atau bagian URL yang ingin dipantau	Kirim penawaran khusus setelah klik halaman produk, tambah tag "Interested" setelah klik link tertentu
Campaign Open	Contact membuka campaign tertentu untuk pertama kali	Pilih Campaign Group → pilih Campaign spesifik	Tambah tag "Engaged" setelah buka email, kirim email follow-up setelah buka campaign pertama
Tag Attached	Tag tertentu ditambahkan ke contact	Pilih Tag dari dropdown	Kirim email welcome saat tag "New Subscriber", kirim email trial guide saat tag "Trial Started", kirim email ucapan selamat saat tag "Customer"

Catatan penting:

• Birthday: Contact harus punya tanggal lahir (custom field "Date of Birth"). Automation cek setiap hari via cron job. Delay bisa diatur agar email terkirim jam tertentu (contoh: jam 9 pagi)
• Link Click: Contoh: Operator "Contains" + URL "pricing" → trigger saat klik link apapun yang ada kata "pricing". Operator "Is (exact)" + URL lengkap → trigger hanya untuk link tersebut
• Campaign Open: Trigger hanya berjalan sekali per contact per campaign (saat pertama kali dibuka). Jika contact buka email yang sama beberapa kali, automation hanya jalan 1x
• Tag Attached: Tag bisa ditambahkan manual, via import, via integration (form, WooCommerce, Sejoli), atau via automation lain

3. Atur Delay (Opsional) — Jeda waktu sebelum action dijalankan. Berguna agar email tidak terkirim terlalu cepat.

• No Delay — Action langsung dijalankan setelah trigger terpenuhi
• Custom Delay — Action dijalankan setelah jeda waktu tertentu. Atur durasi: Jumlah (angka) + Satuan (Minutes / Hours / Days / Weeks / Months). Contoh: 3 Days = email dikirim 3 hari setelah trigger

Tips penggunaan delay: Untuk email welcome: No Delay atau 1 Hour. Untuk email follow-up: 2-3 Days. Untuk email re-engagement: 1-2 Weeks

4. Pilih Action (Aksi) — Apa yang akan dilakukan automation setelah trigger terpenuhi:

Action	Fungsi	Pengaturan
Send Email	Kirim email ke contact yang memicu automation	Pilih Campaign Group → pilih Campaign. Send Rules: No Rules (kirim langsung kapan saja) atau Time Range (kirim hanya dalam rentang waktu tertentu, contoh: 09:00 - 17:00). Catatan: Send email hanya 1x per hari per automation per contact. Campaign harus sudah dibuat terlebih dahulu
Tag & Untag Contact	Tambahkan atau hapus tag dari contact	Centang tag yang ingin ditambahkan (Tag) atau dihapus (Untag). Bisa memilih lebih dari satu tag
Update Status Contact	Ubah status contact di CRM	Pilih Status Baru: Active (bisa menerima email), Unsubscribed (tidak akan menerima email marketing), atau Bounced (email bounce, tidak akan menerima email)

5. Simpan Automation — Klik tombol "Buat Automation" (atau "Update Automation" jika sedang edit). Automation akan tersimpan dengan status Inactive. Anda perlu mengaktifkannya secara manual di halaman daftar automation.

Aktifkan/Nonaktifkan Automation

Di halaman daftar automation, klik tombol Toggle di samping automation. Status akan berubah:

• Inactive → Active — Automation mulai berjalan (icon hijau). Automation akan memproses contact yang memenuhi trigger
• Active → Inactive — Automation berhenti (icon abu-abu). Automation tidak akan memproses contact baru

Edit dan Hapus Automation

Edit: Klik tombol Edit, ubah pengaturan sesuai kebutuhan, klik Update Automation. Perubahan hanya berlaku untuk contact yang memicu trigger setelah automation diupdate.

Hapus: Klik tombol Hapus, konfirmasi dengan klik OK. Perhatian: Penghapusan bersifat permanen. Email yang sudah terkirim tidak bisa dibatalkan. Action yang sudah dijalankan (tag yang ditambah, status yang diubah) tidak bisa di-undo.

Use Case 1: Email Birthday Otomatis

Situasi: Kirim email ucapan ulang tahun otomatis setiap hari ke contact yang berulang tahun.

Setup: Trigger: Birthday | Delay: Custom → 0 Days, 9 Hours (email terkirim jam 9 pagi) | Action: Send Email → Campaign Group: pilih group yang berisi email birthday, Campaign: "Happy Birthday Email", Send Rules: Time Range 09:00 - 10:00

Hasil: Setiap contact yang ulang tahun akan menerima email jam 9 pagi.

Use Case 2: Welcome Email untuk Subscriber Baru

Situasi: Setiap kali ada orang baru subscribe (mendapat tag "New Subscriber"), kirim email welcome otomatis.

Setup: Trigger: Tag Attached → Tag "New Subscriber" | Delay: No Delay | Action: Send Email → Campaign Group: Welcome Series, Campaign: Welcome Email, Send Rules: No Rules

Hasil: Setiap contact yang mendapat tag "New Subscriber" langsung menerima email welcome.

Use Case 3: Follow-up Setelah Buka Email

Situasi: Setelah contact membuka campaign "Product Launch", tambahkan tag "Interested" dan kirim email follow-up 2 hari kemudian.

Setup Automation 1: Trigger: Campaign Open → Campaign "Product Launch" | Delay: No Delay | Action: Tag & Untag Contact → Tag: centang "Interested"

Setup Automation 2: Trigger: Tag Attached → Tag "Interested" | Delay: Custom → 2 Days | Action: Send Email → Campaign: "Product Follow-up Email", Send Rules: Time Range 09:00 - 17:00

Hasil: Contact yang buka email akan mendapat tag "Interested", lalu 2 hari kemudian menerima email follow-up di jam kerja.

Use Case 4: Tag Otomatis Setelah Klik Link Pricing

Situasi: Jika contact klik link halaman pricing di email, tambahkan tag "Hot Lead" untuk ditindaklanjuti tim sales.

Setup: Trigger: Link Click → URL Match: Contains, URL: pricing | Delay: No Delay | Action: Tag & Untag Contact → Tag: centang "Hot Lead", Untag: centang "Cold Lead"

Hasil: Contact yang klik link pricing otomatis mendapat tag "Hot Lead" dan tag "Cold Lead" dihapus.

Tips & Best Practices

Checklist Membuat Automation

• ✓ Nama automation sudah jelas dan deskriptif
• ✓ Trigger sudah dipilih dengan benar
• ✓ Trigger config sudah diisi (jika ada)
• ✓ Delay sudah diatur (No Delay atau Custom)
• ✓ Action sudah dipilih dengan benar
• ✓ Action config sudah diisi lengkap
• ✓ Jika action Send Email: campaign sudah dibuat dan diisi konten
• ✓ Jika action Send Email: time range sudah diatur (jika perlu)
• ✓ Automation sudah disimpan
• ✓ Automation sudah ditest dengan contact percobaan
• ✓ Test berhasil, automation sudah diaktifkan
• ✓ Monitor contact pertama yang kena automation